Como manter uma comunicação eficaz no home office e no trabalho remoto

A comunicação com seus funcionários, sejam eles remotos ou não, é um item essencial para que todos os processos internos funcionem de maneira eficaz. Aprenda a manter uma comunicação eficaz no home office para evitar desentendimentos e previnir erros desnecessários.

Grande parte dos erros dentro de uma empresa acontecem por falta de comunicação clara e objetiva — ou pelo simples fato das pessoas não se sentirem à vontade para fazer perguntas. Os princípios para manter uma comunicação eficaz no home office e trabalho remoto são basicamente os mesmos que em escritórios, mas com diferenças nas ferramentas utilizadas e alguns detalhes relacionados à sincronicidade de troca de dados.

Mesmo com a presença de tecnologia avançada de comunicação, como serviços de mensagens instantâneas e plataformas de videoconferência, é vital que você domine a arte de se comunicar com esses funcionários para que seus negócios possam ter sucesso.

Essa habilidade passa pelo desenvolvimento de rituais internos e uma cultura remota bem estabelecida. Para empresas que estão começando a aplicar o trabalho remoto agora, isso pode parecer muito desafiador, mas com um pouco de planejamento é possível aplicar ações efetivas a curto, médio e longo prazo. Confira nossas dicas!

Fazendo uma chamada de vídeo diária de 15 minutos

Quando os integrantes de uma equipe estão no mesmo escritório, podem bater papos rápidos para saber o que cada um está fazendo e ter um panorama geral do desenvolvimento das tarefas. Em times remotos esse ritual se torna um pouco mais difícil. Por isso, no BeerOrCoffee, temos o hábito da “Daily”.

Como o próprio nome diz, são reuniões diárias, que duram cerca de 15 minutos. Cada gestor e suas equipes fazem checkpoints rápidos, pontuando as atividades realizadas e quais serão os próximos passos. Dessa forma, os integrantes do time ficam por dentro de tudo que está acontecendo e podem coordenar suas ações, além de oferecer ideias, ajuda e sugestões.

Esse contato também é importante para manter as equipes unidas, já que o fator social tem grande influência na comunicação humana. Então, se os seus funcionários têm contato diário com seus colegas, a probabilidade de haver uma sincronicidade e sinergia entre todos é bem maior. Essa troca também favorece o estímulo da criatividade e o surgimento de novas ideias constantemente.

A ideia dos 15 minutos é para que seja algo produtivo mas que não tome tempo demais. Afinal, sabemos que o encontro é importante, mas que o tempo também deve ser dedicado à realização das tarefas.

Sabendo quando usar comunicação síncrona e assíncrona

Você sabe qual é a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona?

Basicamente, a comunicação síncrona é aquela que duas pessoas (ou mais) estão se falando ao mesmo tempo. Isso acontece em chamadas de vídeo, chamadas telefônicas, pessoalmente ou também por mensagens, caso ambas estiverem online e conversando imediatamente.

Já a comunicação assíncrona consiste em conversas que são dissociadas do espaço-tempo. Ou seja, você envia uma mensagem e precisa esperar a resposta. É o caso de mensagens, na maioria dos casos, emails e outras comunicações escritas.

Mas, então, quando é ideal usar cada uma delas? A comunicação síncrona é ideal para assuntos urgentes, complexos e mais detalhados. Nesses casos, marque reuniões de vídeo, chamadas por aplicativos específicos ou pelo telefone mesmo.

Já a comunicação assíncrona é bem prática para quando você precisa fazer uma solicitação, perguntar uma informação que não seja urgente e alinhar um posicionamento. Mas atenção, eis um exemplo do que nunca fazer em uma conversa assíncrona:

No caso acima, as duas pessoas estavam online. Mas imagine se cada uma delas demorasse uma hora para responder? Essa conversa duraria horas e seria impossível ter uma comunicação eficaz no home office!

Então, o certo seria que a primeira pessoa enviasse: “Oi, Mariana. Tudo bem? Te enviei um e-mail sobre a reunião com o Ricardo. Será no dia 21 às 14h, pelo link do Zoom. Dê uma olhada e confirme se você poderá participar, por favor. Abraços!”. Fica muito mais fácil, não é mesmo?

Confiando e não interrompendo as pessoas nos horários que elas não estiverem disponíveis

É natural que em certos momentos as pessoas precisem de mais concentração. Para isso, elas podem desativar suas notificações, bloquear suas agendas e colocar o celular no silencioso. Por isso, a não ser que seja uma situação de vida ou morte (mesmo), respeite esses momentos. Envie a mensagem que for necessária, e aguarde pela resposta. Saiba que quando possível, seu colega irá responder.

E se você está do outro lado da história, atente-se à urgência das mensagens recebidas. Priorize suas respostas de acordo com o nível de importância da decisão, o prazo e outros fatores relevantes. Quando não quiser ser incomodado, recorra a estratégias como as citadas acima. Afinal, as pessoas não têm como adivinhar que você está lidando com uma tarefa importante naquele momento. Ferramentas que fazem a integração da agenda do Google com o Slack (como o Clockwise, por exemplo) são muito úteis para essa função.

Fornecendo feedbacks positivos e construtivos

A inteligência emocional é uma parte fundamental da comunicação eficaz. Especialmente em um momento como esse, os níveis de estresse podem ser altos, a ansiedade aumenta e as pessoas podem se distrair. Muitos feedbacks, em especial positivos, acontecem no ambiente físico com um rápido comentário, uma esbarrada no corredor. Tire um tempo para elogiar as atividades, comentar as entregas do seu time e os parabenizar.

Mas também é importante fazer críticas construtivas e colocar tudo em contexto. Se você acha que explicou algo claramente, faça uma verificação final e esclareça novamente. Isso ajudará a criar um espaço em que sua equipe possa se comunicar abertamente, resolver confusões e produzir melhores resultados.

Se você gostou dessas dicas de como ter uma comunicação eficaz no home office e no trabalho remoto, então comece a colocá-las em prática agora mesmo! Para mais dicas como essas, baixe nosso e-book, um guia completo com tudo que você precisa saber sobre o trabalho remoto.

Mariana Mendes é jornalista do BeerOrCoffee e apaixonada por escrever sobre marketing e futuro do trabalho.