Anywhere office é um modelo de trabalho que permite que as pessoas façam suas tarefas em qualquer lugar, como no home office, no escritório ou no coworking. Na prática, há apenas a necessidade de um espaço que seja confortável para a pessoa trabalhar com seu dispositivo, como o notebook ou o celular, conectado à internet.
Você sabe o que é o anywhere office? Trata-se de um modelo de trabalho permite que as pessoas façam suas tarefas em qualquer lugar, como no home office, no escritório ou no coworking. Na prática, há apenas a necessidade da internet e de um dispositivo como o notebook ou o celular.
Para reforçar, vale dizer que trabalhar de “qualquer lugar” é sinônimo de literalmente qualquer lugar — incluindo o próprio escritório para o qual estávamos acostumados a ir antes do isolamento social provocado pela pandemia do coronavírus.
Por meio desse novo modelo de trabalho, não importa aonde as pessoas estejam. O espaço físico em si passa a ser uma questão secundária frente à necessidade de o profissional estar à vontade para executar suas atividades de forma mais produtiva e, sobretudo, feliz.
Dessa maneira, em uma mesma cidade, por exemplo, os profissionais podem frequentar, em uma semana, um escritório compartilhado, o home office ou a sede da empresa. Da mesma forma, não importa que a pessoa esteja em outro país — desde que suas atividades possam ser realizadas a distância, é claro.
Neste texto, mostramos todos os detalhes desse assunto e destacamos como a empresa pode se beneficiar da cultura de trabalho remoto. Além disso, daremos dicas para que você possa adotar essa tendência que beneficia milhares de empresas e pessoas em todo mundo. Confira!
Por que abraçar a possibilidade de trabalhar em qualquer lugar
Com a internet e o avanço das ferramentas tecnológicas, as pessoas passaram a executar determinadas atividades nos mais diversos lugares: cafés, pubs, coworkings, em casa, além, claro, do escritório tradicional.
Além disso, eventos inesperados como a pandemia fizeram com que o formato de trabalho a distância se intensificasse e CEOs e demais gestores de todo mundo passaram a perceber de forma mais intensa que o trabalho remoto e o home office (que, vale lembrar, é uma das possibilidades do trabalho remoto) está longe de ser ineficaz como muita gente pensava.
A partir desse contexto, o trabalho remoto vem se expandindo a ponto de ser enquadrado dentro do que está sendo chamado de o “novo normal”. Por conta da impossibilidade de ter muita gente em um mesmo lugar físico, a solução mostrou-se óbvia.
A seguir, damos detalhes sobre abraçar a possibilidade de trabalho em qualquer lugar.
A flexibilidade veio para ficar
O home office, por exemplo, se mostrou eficaz para milhares de profissionais e empresas, mas é bem provável que não seja uma alternativa totalmente sustentável. Afinal de contas, nem toda casa tem uma estrutura adequada para o trabalho e muitas residências sofrem com questões como o barulho dos vizinhos e a bagunça das crianças.
Por essas e outras questões, o coworking vem ganhando cada vez mais espaço no mercado — a título de curiosidade, inclusive, no cenário pós-pandemia o mercado de escritórios compartilhados registrou uma alta considerável em julho de 2020, em relação aos meses anteriores.
Esses ambientes flexíveis permitem que profissionais autônomos, equipes remotas e colaboradores em trânsito possam trabalhar confortavelmente diretamente do local de onde estiverem. A alta da procura desses espaços acontece, principalmente, por uma demanda que nunca esteve tão em alta: a flexibilidade.
As pessoas querem mais tempo para aproveitar a família e os amigos ou para fazer um curso para otimizar a carreira. Uma vez que a responsabilidade na empresa só costuma aumentar, a opção da flexibilização do trabalho se tornou mais natural para os colaboradores terem mais equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
A pandemia acelerou um processo que já existia
A pandemia do novo coronavírus acelerou o futuro do trabalho e o trabalho remoto foi ganhando mais adeptos e avança no Brasil e no mundo de uma forma nunca vista antes.
Apesar disso, se engana quem pensa que o modelo é uma novidade para todos. Há alguns anos, países como a Holanda já se acostumaram com a adoção desse modelo de trabalho. Isso permite que muitas empresas tenham bons exemplos para se inspirar e, dessa forma, não precisam começar “dando um tiro no escuro”.
Além disso, vale lembrar que diversas pesquisas comprovaram os inúmeros benefícios do trabalho remoto. Por isso, gestores de pequenas, médias e grandes corporações passaram a implementar o trabalho a distância em seu dia a dia.
Para o CEO da empresa de tecnologia Cisco, por exemplo, só o home office é coisa do passado. Em uma entrevista ao portal Yahoo, Laércio Albuquerque disse que, hoje, o anywhere office ganha cada vez mais força. “Eu falo isso com toda convicção: home office é uma coisa completamente do passado. Hoje, nós falamos do anywhere office — o escritório está em qualquer lugar, onde você estiver”, apontou.
Como colocar o anywhere office em prática
Para não ter nenhum tipo de dúvidas, é preciso dizer que trabalho remoto não é igual a home office, como algumas pessoas podem imaginar.
Como dissemos, o trabalho em casa é apenas uma das modalidades do trabalho remoto, que também pode ser executado em espaços de coworkings, na sede da empresa, nas bibliotecas, nos cafés ou onde a pessoa se sentir mais à vontade.
Em outras palavras, o espírito do modelo de trabalho anywhere office é sinônimo de implementar ferramentas e estratégias de trabalho móveis e passar a chamar lugares comuns de escritório. Isso quer dizer que o significado de escritório se ampliou e ele pode estar em todo lugar — inclusive, pode estar até dentro da sua mochila.
A seguir, mostramos como isso acontece na prática.
Uma boa conexão com a internet e um notebook bastam
A premissa básica ao anywhere office é permitir que as pessoas tenham a capacidade de trabalhar sempre que precisar, onde e quando quiser.
É simples: você leva seu computador, smartphone ou tablet e trabalha de qualquer lugar que ofereça uma boa conexão de internet. Dessa forma, poderá realizar suas tarefas no trabalho com mais flexibilidade, produtividade, criatividade e, consequentemente, felicidade.
É possível resolver assuntos urgentes no aeroporto e até mesmo dentro do táxi ou do Uber. Vale lembrar, por exemplo, que milhares de profissionais, como os nômades digitais ou executivos de grandes companhias, estão constantemente na ponte aérea e, por isso, passaram a abraçar esse modelo de trabalho em qualquer lugar.
Ao mesmo tempo, é importante ter atenção a alguns aspectos estruturais. Afinal, você não pode chegar em uma cidade e ficar “na mão”, caso não haja locais apropriados, certo?
De qualquer forma, é um mundo que não tem mais volta e é provável que, se você não está aberto a essa transformação, sua empresa pode ficar para trás.
O papel da economia compartilhada no modelo anywhere office
O modelo anywhere office ganha ainda mais força e sentido quando o consideramos como parte da economia compartilhada. A cultura de dividir espaços e objetos com outras pessoas já se tornou comum em outros setores, como o de transportes, com a chegada da Uber, o de hotelaria, com o Airbnb.
Tudo isso faz parte de um movimento que leva a sociedade em uma mesma direção: o futuro. Afinal, se a pessoa tem um carro e está precisando de um emprego, por exemplo, por que não utilizar o automóvel de forma a gerar trabalho e renda e ainda ajudar outras pessoas a se deslocar a um preço mais justo, não é verdade?
A experiência social do anywhere office
Outra questão muito importante que explica a evolução do anywhere office, em um contexto muito mais amplo do que uma simples liberdade de escolha do local onde uma pessoa vai trabalhar, está na experiência social proporcionada.
No formato tradicional, em que existe uma determinação inegociável da presença dos profissionais no escritório da empresa, o ambiente se torna estático e as reações a ele seguem a mesma tendência.
Quando deixamos de impor essa imobilidade, tudo ao redor pode ser diferente a cada dia, e isso faz com que as respostas aos estímulos também sejam diferentes — consequemente, isso abre espaço para valores essenciais para as organizações nos dias de hoje, como a criatividade e a inovação.
Em casa, podemos ter filhos, cachorros, gatos, passarinhos, barulhos da vizinhança e diversas outras questões que nos fazem agir de uma determinada forma. Em um escritório compartilhado, temos outros profissionais atuando em negócios diferentes aos nossos bem ao lado, um mobiliário específico, um ambiente de descompressão e muito espaço para interação e construção de novas redes de contatos.
Dessa forma, as interações são estabelecidas sob novas perspectivas, que enriquecem a bagagem social dos colaboradores e que ainda surte efeitos nos demais membros do time. As pessoas passam a mostrar outras facetas de si mesmas para os outros e isso ajuda todos a se compreenderem e se integrarem melhor.
O resultado disso é uma experiência social mais rica, com mais possibilidades de o negócio avançar na concretização das suas ideias, dos seus processos e dos resultados esperados.
As 5 principais modalidades do modelo anywhere office
Como o modelo anywhere office significa trabalhar de qualquer lugar, as possibilidades são diversificadas e atendem a todos perfis de profissionais, independentemente dos seus gostos, necessidades ou recursos.
Aqui, precisamos ressaltar a importância de ter um espaço de trabalho muito bem configurado, de forma que a pessoa tenha o mínimo de conforto para executar suas atividades. Afinal, independentemente de onde o colaborador estiver, ele precisa ter o acesso rápido a todas as ferramentas necessárias para o bom desenvolvimento do seu trabalho e a integração com seus colegas e gestores.
Claro, porém, que é preciso ter o básico — uma boa internet e algum equipamento, conforme já mencionamos — para que esse tipo de trabalho funcione da melhor maneira possível. A seguir, mostramos as 5 principais modalidades de anywhere office. Confira!
1. Home office
O home office nada mais é do que o bom e velho trabalho em casa. Por causa da pandemia, milhares de pessoas viveram e estão vivendo suas primeiras experiências dentro desse modelo de trabalho e isso tem causado as mais diversas emoções no dia a dia do trabalho (muitas boas, claro, mas outras muito incômodas e desafiadoras).
Em outras palavras, o trabalho executado diretamente do conforto do seu lar tem inúmeras vantagens, como não ter que se deslocar e contar com o privilégio de trabalhar diretamente do conforto do seu lar.
Apesar disso, ele também traz desafios como o possível caos promovido pelas crianças; a falta de uma boa estrutura (como mesas, cadeiras e internet); e o eventual sentimento de solidão por estar fisicamente longe dos colegas de trabalho.
Isso nos leva a concluir que o home office é muito bom, mas ele por si só não é sustentável.
2. Espaços de coworking
Também conhecidos como escritórios flexíveis, os espaços de coworking foram projetados para absorver profissionais e empresas de diversos tamanhos e perfis. Nos últimos anos, os coworkings ganharam muito mercado devido aos seus grandes benefícios. Entre eles, destacamos:
- As empresas e as pessoas têm um ambiente confortável;
- Há uma internet muito rápida que facilita a organização das tarefas;
- Há menos custos (para você ter uma ideia, depois da folha de pagamento das pessoas, por exemplo, o escritório é o principal gasto das empresas);
- Os contratos são flexíveis (o profissional ou a empresa tem a opção de alugar o espaço por uma semana, um mês ou um ano, da forma como quiser).
Com essa abundância de flexibilidade, os coworkings devem ganhar ainda mais espaço no mercado por uma simples razão: as pessoas querem mais qualidade de vida e não desejam mais ficar “presas” em um único ambiente.
Com os escritório flexíveis, os profissionais podem escolher o local que for mais adequado para o seu dia a dia: perto de casa, da escola do filho ou do mestrado, por exemplo.
3. Escritórios sob medida
Esse modelo é, principalmente, para as empresas que acham que o coworking tradicional não traz privacidade (apesar de os escritórios flexíveis oferecer salas privativas que garantem o máximo de sigilo que qualquer organização precisa).
Nesse modelo sob demanda, a organização garante um escritório totalmente personalizado, com ambientes, tecnologias e móveis alinhados à companhia, com toques de design pessoal exclusivos para a marca.
Dessa forma, em um prazo curto, é possível que a empresa tenha uma casa nova com a vantagem de ter a flexibilidade na logística de um coworking.
4. Escritórios tradicionais
Sim, os escritórios tradicionais também podem ser considerados uma modalidade de anywhere office. Apesar da cultura do presenteísmo (fenômeno de se estar de corpo presente no ambiente de trabalho), que ainda é forte no Brasil, os escritórios tradicionais estão perdendo força no mercado.
A pandemia acelerou o processo de descrédito dessa forma de trabalho e mostrou que é possível ter produtividade longe do escritório convencional. Além disso, o aluguel desses ambientes costuma ter um preço muito salgado e os contratos, muitas vezes, são burocráticos e longos.
Em um mundo VUCA (do inglês Volatility, Uncertainty, Complexity, e Ambiguity — respectivamente, volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade), nenhuma empresa quer e/ou pode se comprometer com compromissos a prazos de perder de vista.
5. Cafés, bibliotecas e afins
Mais uma opção do anywhere office são os cafés, as bibliotecas e outros locais onde você pode frequentar para executar as tarefas do dia a dia. Especialmente no Brasil, a infraestrutura desses ambientes ainda é tímida para receber os trabalhadores remotos.
Alguns dos principais desafios são relacionados ao barulho e a internet lenta. No entanto, mesmo com essas e outras possíveis adversidades, esses ambientes também são considerados uma boa opção para o trabalho remoto.
Depois de falarmos sobre as principais modalidades do modelo anywhere office, vamos destacar por que o anywhere office é uma cultura a ser implementada nas empresas.
O anywhere office é uma cultura a ser implementada nas empresas
A cultura de uma empresa é o conjunto de características que definem o que ela é e como os colaboradores a representam em suas atitudes frente aos clientes, fornecedores e ao mercado como um todo. O anywhere office precisa fazer parte dessa cultura para garantir a produtividade esperada de colaboradores e gestores.
Não basta dizer que todos podem trabalhar de onde quiserem; é preciso naturalizar essa prática no cotidiano da empresa. Para isso, existem dois pontos muito importantes que precisam ser cuidados antes de pensar em uma mudança dessa magnitude: o perfil dos colaboradores e o perfil dos gestores.
Perfil dos profissionais adeptos ao anywhere office
Sabemos que cada pessoa é única, com suas características, desejos, necessidades e preferências, seja no campo profissional ou pessoal. Adotar uma cultura de anywhere office não é, de forma alguma, impor aos colaboradores que eles comecem a fazer um rodízio de locais de trabalho. Muito pelo contrário, é compreender suas particularidades e permitir que cada um escolha aquilo que lhe pareça mais favorável no momento.
Um profissional baby boomer, que trabalhou a vida toda em um escritório tradicional, em horário comercial e que sem se deu bem com isso, por exemplo, pode não se adaptar ao home office ou à cafeteria no centro da cidade. Por outro lado, um jovem ingressante no mercado pode ser muito mais produtivo trabalhando cada dia de um lugar diferente.
Ao mesmo tempo, também encontramos um baby boomer totalmente adaptado ao trabalho remoto e um jovem que prefere a estrutura tradicional do escritório convencional. Por essas e outras questões, o poder de escolha do espaço deve prevalecer agora e nos próximos anos.
Perfil dos gestores no anywhere office
Gerenciar um time remoto é muito diferente de gerenciar um que seja 100% presencial. As diferenças vão muito além da ausência de contato físico e da disponibilidade de “cutucar” um liderado a qualquer momento para resolver assuntos rápidos. É importante lembrar que o anywhere office envolve o anytime work, ou seja, o trabalho a qualquer hora.
Para gestores habituados com equipes tradicionais, o grande desafio é entender que o fato de um liderado não estar online naquele determinado momento não significa que ele não esteja trabalhando, ou que não vá realizar as entregas no prazo acordado.
Tem gente que se dá muito bem trabalhando tarde da noite e aproveita o dia para resolver problemas no banco ou curtir a família. No caso, a produtividade é sobre entregas e não sobre disponibilidade.
A partir desse contexto vale dizer que os desafios são inevitáveis e construir uma equipe remota de sucesso não acontece da noite para o dia. Por outro lado, é algo que está longe de ser um “bicho de sete cabeças”.
No processo da transição do presencial para o remoto não só os gestores precisam se preocupar. Os profissionais de áreas como a de Recursos Humanos precisa se envolver.
Papel do RH na adoção da cultura anywhere office
Não dá para falar de implementação de uma nova cultura sem envolver a área de Recursos Humanos (RH) da empresa. Afinal, as pessoas são as principais envolvidas e precisam ser orientadas e assistidas por quem mais entende do assunto. São várias providências a serem tomadas.
Entre elas, destacamos a preparação dos times; a capacitação das lideranças; o alinhamento de expectativas junto aos gestores; a revisão das diretrizes de atração e seleção; e a adequação das ações de retenção. A seguir, detalhamos cada ponto.
Preparação dos times
A pandemia obrigou muitas empresas a adotar o home office como estratégia de sobrevivência, mas elas não tiveram tempo para se adequar de forma devida. Nem todas as regras do trabalho presencial se aplicam ao trabalho remoto (e em especial o home office, que é uma das modalidades do trabalho remoto).
É fundamental que o time de RH promova ações que auxiliem as equipes a se adaptar ao novo cenário. O primeiro ponto é deixar todas as regras muito bem estabelecidas e divulgadas, de forma que todos se sintam mais seguros e amparados até que as novas diretrizes se tornem habituais.
Capacitação das lideranças
Os líderes, mais do que os demais, precisam ser capacitados para gerenciar suas equipes de forma remota. Os tipos de exigências são outros, a maneira como a produtividade é medida também.
Cobranças como a de cumprimento de horários tendem a não fazer mais sentido, enquanto a realização de reuniões e ligações pode se tornar mais frequente. Cada gestor vai se adaptar de uma forma. Por isso, cabe ao RH promover o suporte necessário para isso.
Alinhamento de expectativas junto aos gestores
De nada adianta ter gestores preparados para lidar com uma cultura anywhere office se a direção da empresa faz uma pressão contrária, com base em preceitos do trabalho formal.
É essencial que a diretoria esteja de acordo com a implementação dessa mudança e que compreenda seus benefícios e características. O RH deve ser o responsável por fazer essa intermediação, garantindo um alinhamento mais preciso.
Revisão das diretrizes de atração e seleção
Com a mudança na cultura da empresa, a busca por novos profissionais também precisa ser ajustada. Os requisitos para a contratação devem refletir o novo cenário para que os recém-chegados consigam se integrar aos times de forma mais fluida e natural. É também uma forma de renovar as equipes e fortalecer as novas diretrizes do negócio.
Adequação das ações de retenção
A retenção de talentos é outro conjunto de ações que precisarão ser revistos. Os elementos utilizados para manter os colaboradores engajados e motivados devem estar de acordo com as novas propostas da empresa, de maneira a endossar a cultura do anywhere office. O ideal é analisar cada benefício e cada política de retenção para que nenhum detalhe passe despercebido.
Depois de a gente destacar o papel do RH na adoção da cultura anywhere office, vamos falar dos 5 principais benefícios da cultura anywhere office.
Os 5 principais benefícios da cultura anywhere office
Para as pessoas e para o negócio uma cultura flexível de trabalho traz muitos benefícios. Com o anywhere office não é diferente, uma vez que ele possibilita uma troca de experiências rica e aumenta a satisfação dos profissionais significativamente. Veja, abaixo, as principais vantagens.
1. Reduzir os níveis de estresse
Trabalhar de forma flexível pode ser realmente relaxante. Primeiramente, porque é possível evitar os horários de pico e regiões de congestionamentos, o que proporciona mais tempo produtivo no trabalho e mais horas de lazer e descanso.
Em segundo lugar, porque “respirar novos ares” também é uma estratégia eficaz para reduzir o estresse. No Reino Unido, por exemplo, mais da metade dos funcionários de escritórios convencionais afirma que o deslocamento diário não lhes dá tempo para se exercitar durante a semana.
Enquanto isso, apenas 12% dos trabalhadores remotos queixam-se deste problema. O resultado é que aqueles que possuem uma rotina de exercícios físicos tendem a ter mais saúde física e mental.
2. Aumentar a produtividade
Colaboradores satisfeitos e com a saúde em dia trazem mais produtividade para o negócio. Isso acontece porque os funcionários tendem a agir de maneira mais dedicada e motivada quando fazem parte de uma cultura de trabalho positiva e flexível. Além disso, se estão saudáveis não precisam tirar longas licenças.
3. Trocar experiências e fazer networking
Se o integrante de uma equipe tem a oportunidade de viajar, conhecer novas pessoas e lugares, ele com certeza terá experiências incríveis. Nesse contexto, vale dizer que toda bagagem cultural e profissional será trazida para dentro do negócio.
Assim, uma empresa que trabalha de acordo com a premissa do anywhere office ganha muito mais do que flexibilidade, pois conquista novos conhecimentos e experiências.
Além disso, estando em contato com diversas outras organizações e profissionais em ambientes colaborativos, os funcionários e gestores de uma equipe remota terão muitas oportunidades de networking. Isso possibilita a construção de uma rede de contatos que pode render parcerias, novos negócios e aquisição de talentos para o time.
4. Gastar menos com infraestrutura
Ter escritórios próprios espalhados em várias cidades de um país (ou até pelo mundo) é extremamente dispendioso. São custos com aluguéis, água, luz, internet, IPTU e outros — todos multiplicados pelo número de espaços. Mas, quando uma empresa opta por mobilizar e desmobilizar equipes utilizando espaços compartilhados, esses gastos diminuem consideravelmente.
Foi o que aconteceu com o Banco Inter, por exemplo, que economizou R$ 1 milhão em menos de um ano de anywhere office ao adotar uma das soluções do BeerOrCoffee. No vídeo abaixo, o Engenheiro de Facilities da instituição financeira, Pedro Quadros, explica um pouco dessa cultura de trabalho e seus benefícios.
5. Há a possibilidade de encontrar os profissionais mais qualificados do mercado
Um dos benefícios mais interessantes do anywhere office é que a sua empresa conta com os melhores talentos. Isso acontece porque você pode encontrar os melhores profissionais em qualquer lugar do mundo, atraindo talentos incríveis para compor o seu time.
Você pode contratar profissionais que moram ou estão temporariamente em outra cidade, estado e até mesmo país. Afinal, a localização geográfica não é uma barreira para o bom andamento das atividades corporativas.
Além disso, isso favorece o desenvolvimento de novos talentos. Afinal, o cenário estará cada vez mais competitivo para os profissionais, fazendo com que os mesmos repensem no futuro das suas carreiras. Portanto, certamente haverá o desenvolvimento de novas habilidades, pois haverá a certeza de que todos estão competindo com profissionais de todo o mundo.
Apesar dos muitos benefícios, é óbvio que nem tudo é vantagem dentro da cultura anywhere office. A seguir, mostramos os principais desafios dessa nova forma de trabalho.
Os desafios do anywhere office
Com relação aos desafios de criar e desenvolver a cultura anywhere office, é importante que as empresas adotem políticas que permitem que os funcionários tenham uma boa estrutura de home office em casa — por exemplo, oferecendo equipamentos como computadores e mesas e cadeiras adequadas para a atividade profissional.
Além disso, as companhias também podem possibilitar que seus colaboradores passem dois ou três da semana em um coworking (com a solução Office Pass da rede BeerOrCoffee, por exemplo, é possível ter acesso a mais de 1.000 espaços de trabalho compartilhados, espalhados em cerca de 160 cidades do país).
Acima do custo, o que está em jogo é a qualidade de vida das pessoas. Profissionais infelizes não entregam o resultado que a empresa espera deles. Infelizmente, quase sempre, eles fazem o mínimo para não serem demitidos.
Por essas e outras, vale lembrar que essa flexibilidade no local de trabalho não está diretamente ligada à economia de recursos ou o distanciamento social de longo prazo. No fim das contas, trata-se de um grande investimento e uma aposta na produtividade, no bem-estar e na felicidade dos funcionários.
A seguir, mostramos alguns passos para adotar o anywhere office nas empresas.
7 passos para preparar a empresa e os colaboradores para a adoção do anywhere office
Diante dos desafios que acabamos de ver, é importante que a empresa tenha um momento de preparação dos seus processos, da sua cultura e dos seus colaboradores para migrar totalmente para o anywhere office. Por isso, trouxemos 7 passos que farão toda a diferença nesse sentido. Acompanhe!
1. Reimagine o trabalho em equipe, a cultura e o capital social
Para trabalhar de qualquer lugar, uma pessoa precisa de mais do que um local equipado e a permissão do seu gestor imediato. Precisamos lembrar que uma empresa é feita de cultura, pessoas e processos, que precisam estar integrados e harmonizados para que as entregas sejam satisfatórias. Ou seja, é importante ter um suporte organizacional envolvido.
A forma como o trabalho em equipe, as reuniões e até mesmo as conversas de corredor acontecem em escritórios tradicionais não é o mesmo que no formato remoto. Para que não haja perda na qualidade, tudo deve ser adaptado conforme as necessidades dos times e de cada pessoa. A cultura da organização deve acompanhar essas mudanças para que a transição seja mais suave e efetiva.
É preciso uma mudança de mindset do presencial para o digital em tudo. No começo isso pode representar um grande desafio, mas trata-se muito mais de uma questão de autoconhecimento e abertura para o novo até que todos se acostumem com a nova rotina da organização.
2. Priorize o bem-estar das pessoas
Um grande equívoco que vemos quando o assunto é home office ou anywhere office é pensar que essas soluções são sinônimos imediatos de bem-estar. Na prática, é preciso que ambas as partes, empresa e colaborador, adotem medidas que permitam que essa afirmação seja verdadeira.
Permitir que os profissionais trabalhem de casa, mas exigir que eles estejam online exatamente em um período do dia pode se tornar contraprodutivo, pois aumenta a pressão sobre eles sem necessidade. As pessoas precisam ir ao banheiro, buscar uma água ou café na cozinha, fazer pausas para manter o corpo saudável, entre outras questões.
Os colaboradores precisam se sentir à vontade para trabalhar livremente quando e onde quiserem, entregando o que foi acordado, ao mesmo tempo em que os gestores de todos os níveis devem entender esse novo arranjo, confiar em seu time e proporcionar um ambiente mais saudável e produtivo. Priorizar o bem-estar das pessoas é possibilitar entregar com mais qualidade, além de um clima organizacional melhor.
3. Crie uma experiência única para cada colaborador
Cada pessoa é única e percebe a questão do anywhere office de uma forma. Uns se adaptam mais rapidamente, seja pela familiaridade com a tecnologia, seja pela facilidade em mudar de hábito, outros terão um pouco mais de dificuldade. O mais importante é compreender que cada um tem seu tempo e seu jeito e que isso é muito bom para a empresa.
A fase de transição do escritório tradicional para o anywhere office deve ser feita de forma suave, analisando como cada um responde ao novo cenário com o passar dos dias. É normal e esperado que sejam necessários alguns ajustes nos acordos iniciais até que todos encontrem um meio termo que atenda a todo time. Paciência, humildade e receptividade são palavras essenciais nesse momento.
4. Facilite o acesso aos dados e informações
Uma das grandes facilidades do trabalho remoto é justamente a possibilidade de acessar todas as informações necessárias de qualquer lugar. A tecnologia permite que sejam estabelecidos diferentes grupos de permissividades em um repositório de dados, a fim de manter o sigilo necessário sobre documentos mais importantes e estratégicos, mas isso precisa ser feito de forma ponderada.
Ao impor muitas restrições, dois pontos podem se tornar bastante negativos para o negócio. O primeiro é que isso pode gerar um aumento na demanda de aprovações de gestores, que precisarão se dedicar mais a essa tarefa em lugar de focar em questões mais táticas e estratégicas. O segundo é que, diante desse volume maior de tarefas, as chances de isso se tornar um gargalo nos processos e causar atrasos impactantes é bem grande.
5. Automatize processos e fluxos de trabalho
A automação é algo que toda empresa que busca inovação e diferenciação de mercado precisa investir, mesmo que ela siga apenas com escritórios tradicionais e trabalho 100% presencial. Porém, quando a intenção é adotar o anywhere office, a tecnologia se torna uma aliada indispensável às equipes.
Isso se traduz no uso de ferramentas que permitem que todo o fluxo presencial possa migrar para o digital com ganho em qualidade e agilidade. Sem falar que esse tipo de software vem acompanhado de metodologias de gestão que aumentam a produtividade dos times e melhoram o controle dos gestores.
6. Inclua a todos na transformação digital
A empresa pode ter pessoas que não sejam tão interessadas em migrar para o digital e está tudo bem. Afinal, o anywhere office parte do pressuposto que qualquer lugar também inclui se manter nos escritórios tradicionais, com uma rotina mais rigorosa. O ponto que não pode deixar de ser observado é que, mesmo para essas pessoas, as ferramentas digitais precisam ser apresentadas como algo positivo, que vai facilitar suas tarefas.
Acompanhe esses profissionais mais de perto, dê a eles mais tempo para se ajustarem e mantenham uma comunicação mais aberta e receptiva. Encontrem, juntos, o melhor caminho e o melhor formato de trabalho que beneficie ambos os lados.
7. Ajude as pessoas a aprender, reinventar e crescer
Colaboração é a palavra-chave para o sucesso de uma mudança tão intensa quanto a migração de um modelo de trabalho tradicional para o anywhere office. As definições das novas regras e os ajustes nos processos precisam contar com a participação de todos os envolvidos.
Os colaboradores trazem a visão de quem está na ponta, executando as tarefas e vivendo a rotina em sua integridades. Já as lideranças intermediárias, que lidam com a gestão dos times e cumprimento das metas da organização, trazem a visão gerencial do que será preciso providenciar para que os resultados se mantenham satisfatórios.
Por fim, a alta gestão também precisa se envolver para compreender melhor as dinâmicas do dia a dia da organizar e providenciar as ferramentas e o apoio necessários para o sucesso da empreitada.
Veja 6 estratégias para adotar o anywhere office nas empresas
Para que uma equipe possa trabalhar de forma remota é preciso ter em mente de que é necessário se adaptar a alguns processos. A seguir, em 6 passos, vamos conferir como adotar o anywhere office na sua empresa.
1. Aperfeiçoe a comunicação interna
Convenhamos: o objetivo e o desejo de todas as empresas é manter os colaboradores felizes e engajados, mas também ter um nível operacional eficiente, certo? Dessa maneira, fica muito mais fácil de a organização e suas equipes estabelecerem estratégias para implementar o trabalho remoto de forma eficaz e eficiente.
Para isso, é preciso adotar ferramentas tecnológicas para aperfeiçoar a comunicação interna, que devem facilitar o dia a dia. Da mesma maneira, a utilização de espaços apropriados devem ser observados.
2. Desenvolva a confiança no time
Para que o anywhere office funcione é preciso que as equipes remotas tenham confiança entre si e nos gestores. Formar bons colegas é essencial para que o trabalho funcione em um fluxo natural e para que todas as estratégias deem certo.
É preciso ter a confiança de que todos estão desenvolvendo o seu papel com maestria e que não ninguém “escorado” no trabalho do outro. Afinal, monitorar o time em uma sala tradicional é uma coisa; no home office ou no cowoking é bem diferente.
Dessa forma, é fundamental que os colaboradores entendam qual é o seu papel dentro daquela empresa e o que precisam fazer para alcançar o sucesso. Assim, quando há laços de confiança, o trabalho se torna mais natural e transparente.
3. Reforce a cultura da empresa todos os dias
Para Silva e Zanelli, “a cultura é considerada não como uma rede de comportamentos concretos e complexos, mas como um conjunto de mecanismos que incluem controles, planos, receitas, regras e instruções que governam o comportamento”.
Ter uma cultura forte é importante para que os colaboradores se mantenham alinhados com os objetivos daquela organização. A cultura organizacional é essencial para motivar o time e contribuir para o seu crescimento. Além disso, ela evita problemas como a falta de produtividade, a desorganização e a falta de empenho.
Por isso, investir em reforçar a cultura, apostando em uma excelente gestão de pessoas, é uma estratégia inteligente para gerar mais satisfação para o time e, consequentemente, obter mais lucros — promovendo também a lealdade dos clientes.
4. Aposte nas melhores ferramentas de comunicação
Reflita conosco: em um escritório onde as pessoas trabalham de forma física, com o tempo acabam ganhando a confiança e tendo mais intimidade. Assim, há piadas internas e mais experiências compartilhadas, por exemplo, o que torna o dia a dia mais leve e envolvente.
Esse espírito precisa ser desenvolvida no formato anywhere office. É importante manter a aparência da vida social do escritório para incentivar as pessoas a compartilharem suas experiências — mesmo as que trabalham em setores diferentes.
Para isso, algumas ferramentas para trabalhadores remotos facilitam a troca de experiências entre os seus colaboradores de uma forma dinâmica.
O Slack, por exemplo, funciona como um escritório virtual. Ele é uma plataforma de comunicação organizacional que permite criar grupos de discussão, canais variados, organizar as ideias, compartilhar arquivos e muito mais. Então, saiba que você pode criar um canal para que o time compartilhe as suas experiências de uma maneira mais descontraída — e sem envolver assuntos pesados do trabalho.
O Hangouts, por sua vez, é outra plataforma de comunicação, desenvolvida pelo Google e que possibilita a troca de mensagens instantâneas. Ela também permite reuniões por vídeo e áudio, facilitando a interação com o time. Além dos chats, a ferramenta é multiplataforma, ou seja, permite sincronizar com outros aplicativos.
5. Invista em programas de incentivo no anywhere office
Manter a produção em casa é essencial para que a empresa continue lucrando e se destacando no mercado.
Para manter esses níveis de comprometimento é importante oferecer incentivos, como uma maneira de mostrar que os gestores estão de olho nos níveis de produção e também como uma forma de motivação e incentivo pelo bom trabalho.
Por isso, apostar em programas de incentivo é uma ideia interessante.
Que tal oferecer créditos premium, por exemplo, para o Spotify ou YouTube? Afinal, diversos colaboradores gostam de ouvir música enquanto trabalham, ajuda a focar nas atividades de uma maneira mais descontraída.
Portanto, ao apostar nesses serviços, os colaboradores podem ouvir as suas canções favoritas sem a interrupção de publicidades. Além disso, eles podem compartilhar o que estão ouvindo e discutir gostos musicais, dar dicas de playlists aos colegas e muito mais.
Você também pode oferecer créditos que incentivem o conhecimento, como na Amazon, iTunes e Google Play. Dessa forma, o colaborador pode escolher de que maneira pretende aproveitar o bônus. Afinal, não podemos ignorar que colaboradores bem informados são mais produtivos, certo?
6. Monitore o desempenho do time no anywhere office
Para conferir se o formato anywhere office está dando certo na sua empresa ou se há alguma estratégia que precisa ser aperfeiçoada, é essencial contar com a ajuda da tecnologia para monitorar o desempenho do time.
Portanto, aposte na análise estratégica de dados para conferir os níveis de produtividade, desempenho, turnover e lucratividade — e todos os indicadores que são importantes para a sobrevivência do seu negócio.
Também aposte em pesquisas de satisfação de forma constante. Afinal, faz-se necessário entender a visão do seu colaborador sobre esse novo formato de trabalho. Assim, ele pode expor as suas dificuldades e você pode investir em um plano de ação de melhoria contínua, sempre visando o bom desempenho e a motivação da equipe.
CONCLUSÃO
Ao que tudo indica, o modelo de anywhere office veio para ficar. Essa forma de organização do trabalho permite que as empresas e seus colaboradores cresçam juntos, se adaptando sempre às tendências do futuro do trabalho.
Mas, como pudemos perceber ao longo do post, é preciso aplicá-lo de maneira planejada, para que a execução tenha o mínimo de adversidades. Ao mesmo tempo, é importante lembrar que não se trata de um bicho de sete cabeças e isso significa que essa forma de trabalho é totalmente adaptável ao seu negócio.
A estrutura tradicional de escritórios já não combina mais com o mundo de tantas transformações e tecnologias. Isso não quer dizer que esses espaços vão morrer. A gente acredita que eles continuarão existindo, mas dentro do contexto do anywhere office ou do trabalho literalmente em qualquer lugar.
Além dos espaços convencionais, os profissionais estão ansiosos e animados para explorar outros ambientes, como os coworkings, o home office e, no aperto, um café, uma biblioteca e até o Uber ou a sala de espera do médico.
Se você quer saber mais sobre esse modelo anywhere office, CLIQUE AQUI e saiba todos os detalhes para viver uma nova forma de trabalho: com mais liberdade, flexibilidade e qualidade de vida no trabalho.
Hey,
o que você achou deste conteúdo? Conte nos comentários.