Como criar um ambiente perfeito para uma sala de reunião

Criar um ambiente perfeito para uma sala de reunião é um desafio e tanto. Afinal, trata-se de um local no qual os profissionais podem passar de minutos a horas, tratando de assuntos nem sempre simples ou agradáveis.

Para ajudar você a montar uma sala de reunião excelente, trouxemos os pontos fundamentais a serem observados e colocados em prática, com dicas pontuais para cada um deles. Aproveite o texto a seguir!

Estabeleça a finalidade de cada ambiente de reunião

O primeiro passo é saber a finalidade do espaço. Quando falamos a palavra “reunião”, estamos nos referindo, na verdade, a uma série de tipos de encontros entre pessoas. Veja alguns deles abaixo.

Reuniões entre poucas pessoas

Muitos gestores têm o hábito de fazer reuniões curtas com pequenos grupos de colaboradores, ou mesmo individualmente para a discussão de determinados assuntos. Outro exemplo muito frequente são as reuniões com clientes ou representantes comerciais, que demandam uma estrutura mais simples. 

Reuniões de equipes maiores

Os times maiores demandam um pouco mais de espaço e recursos. Em geral, as pessoas fazem apresentações, escrevem em quadros e, até mesmo, utilizam microfone, caso a quantidade de participantes seja muito grande. 

Videochamadas e videoconferências

O futuro do trabalho exige mobilidade e flexibilidade, o que faz com que as reuniões virtuais estejam cada vez mais presentes nos ambientes corporativos. Elas atendem a todos os tamanhos de grupos, apenas requerem recursos especiais, tais com um sinal de internet de qualidade e equipamentos de áudio e vídeo específicos para grupos maiores. 

Proporcione espaços de dimensões adequadas

O segundo ponto a ser considerado na hora de criar um ambiente perfeito para uma sala de reunião é pensar nas dimensões do espaço. Temos duas considerações a fazer sobre isso. Acompanhe!

Adote espaços menores para reuniões mais simples

Se você tem colaboradores que atuam de forma remota, certamente precisará realizar reuniões pontuais com alguma frequência. Para isso, não é preciso uma sala de reunião enorme, cheia de equipamentos caros. Um pequeno espaço reservado com um bom isolamento acústico é o suficiente. O mesmo vale para entrevista com candidatos ou encontros pontuais com clientes e fornecedores.

Cuide para que as salas maiores tenham espaço para circulação

As salas maiores precisam ser muito bem dimensionadas. É muito importante garantir uma boa circulação, visto que um participante pode precisar deixar o local sem atrapalhar o andamento da reunião. Por isso, não coloque móveis muito grandes em em muita quantidade.

Providencie todos os móveis e equipamentos necessários

Essa é a parte na qual os custos são maiores. Para ter um ambiente perfeito para uma sala de reunião, é importante cuidar dos três aspectos abaixo.

Mesas e cadeiras

As mesas e cadeiras precisam ser do tamanho e quantidade adequada ao tamanho do espaço. Além disso, é preciso estar atento ao conforto oferecido. Nos ambientes menores, elas podem ser mais simples, já que a tendência é que não se passe muito tempo no local. Nos maiores, o fator estético pode ser um diferencial em uma apresentação para clientes.

Equipamentos para projeção e anotações

Alguns ambientes dispensam equipamentos, tais como os espaços para realização de calls. Nos demais, é importante ter um quadro, que pode ser branco ou de vidro, e um equipamento para a projeção de slides. O flipchart também deve ser considerado, pois algumas pessoas preferem fazer anotações nesse tipo de recurso.

Equipamentos para comunicação com outros locais

Para a realização de videoconferências e outros tipos de contatos externos, é preciso investir em equipamentos específicos que garantem melhor qualidade de som e imagem. Estão incluídos TV, microfones, câmera, telefones e um sinal de internet rápido e potente, que ajude a deixar a reunião mais eficaz e envolvente.

Cuide da decoração para ter um ambiente perfeito para uma sala de reunião

A decoração é um item que faz toda a diferença na percepção dos participantes. Um ambiente perfeito para uma sala de reunião precisa proporcionar conforto, bem-estar além de estimular a criatividade. Veja alguns pontos importantes a serem observados.

Escolha bem as cores

As cores exercem uma forte influência nas pessoas. De acordo com a teoria das cores, cada uma delas desperta uma sensação diferente. E cada uma delas pode ser trabalhada em elementos estratégicos. Escolha as cores que criam cenários mais adequados à finalidade de cada ambiente e use esse ponto a seu favor.

Fique atento à iluminação

A iluminação é outra questão muito relevante. Ambientes mais escuros são mais intimistas, mas também podem causar sonolência. Por outro lado, ambientes claros demais podem atrapalhar a projeção de slides ou se tornarem agressivos para os olhos.

O ideal é ter um projeto de iluminação que preveja a adequação da luminosidade de acordo com o uso. Ele permitirá que a sala seja escurecida nos pontos certos no momento de uma apresentação e iluminada em outros, como sobre os assentos dos participantes.

Adote elementos que reforcem a sua marca

O storytelling da marca pode e deve ser trabalhado nas salas de reunião. Pense que esses são ambientes nos quais você vai receber pessoas de fora, que terão a oportunidade de conhecer melhor a sua empresa e o que ela tem a oferecer além dos produtos e serviços. 

Utilize elementos que ajudem a reforçar a sua marca, seja na escolha das cores, na definição de uma temática ou qualquer outra coisa. O importante é aproveitar essa oportunidade para fortalecer a sua empresa.

Economize alugando uma sala de reunião de um coworking

Você já deve ter percebido que, para criar um ambiente perfeito para uma sala de reunião, será preciso investir um bom dinheiro, não é mesmo? Além disso, dependendo do tamanho da sua empresa e do volume de uso dessas salas, são espaços que ficarão subutilizados, gerando despesas recorrentes.

A melhor forma de evitar esse problema é alugando uma sala de reunião em um coworking. Esses são espaços criados especificamente para isso. Neles, toda a infraestrutura necessária para realizar uma reunião de qualidade está disponível. E o melhor: você só paga pelo período que utilizar.

Os escritórios compartilhados também contam com locais reservados para a realização de calls, caso precise apenas de um pouco mais de privacidade para conversar com alguém por videochamada, por exemplo.

Criar um ambiente perfeito para uma sala de reunião é trabalhoso, mas tem suas vantagens. Entretanto, contar com uma estrutura pronta, pensada em proporcionar uma experiência de excelência para os participantes a um custo bem mais baixo é muito mais atraente. Cabe a você, como gestor, definir o que vai ser melhor para o crescimento do seu negócio.

Gostou das informações que trouxemos? Esperamos que elas tenham ajudado você a tomar a decisão certa para fortalecer a sua empresa. Caso tenha interesse em alugar uma sala de reunião, confira os espaços disponíveis em todo o Brasil pelo BeerOrCoffee.

Natália Fernandes é analista de conteúdo e co-fundadora da Começando na Web.