Os 10 principais desafios da Gestão de Facilities

Para uma empresa funcionar bem e atingir todo seu potencial, ter planejamento e organização é essencial. Não à toa, existe uma função cujo profissional exerce exatamente esse papel. Contudo, por ser um cargo que lida com diversas áreas do negócio, podem aparecer algumas dificuldades. Estamos falando dos desafios da Gestão de Facilities.

O Gestor de Facilities é uma peça vital para o funcionamento de uma empresa. Neste texto, explicaremos o que ele faz, suas principais competências e como ele pode facilitar diversos processos. Por fim, abordaremos os principais desafios da Gestão de Facilities e daremos dicas para contorná-los. Quer saber mais? Se sim, continue com a gente!

O que significa Gestão de Facilities

Segundo a International Organization for Standardization, a Gestão de Facilities é uma “função organizacional que integra pessoas, ambientes e processos, dentro de um local construído com o objetivo de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade do core business.”

Em suma, o Gestor de Facilities é um profissional responsável pelo funcionamento geral de médias e grandes empresas. A profissão demanda um planejamento estratégico, com foco em diversos produtos e serviços necessários ao dia a dia corporativo. Entre os seus deveres, podemos destacar a gestão de serviços como segurança e limpeza, tecnologias em telecomunicações, dados, imagem e voz.

Além disso, ele é responsável por viabilizar toda infraestrutura física da organização. Ter um profissional capacitado para unificar a gestão dessas áreas otimiza as atividades da empresa como um todo. O direcionamento das ações passa a seguir uma mesma linha e os setores trabalham de forma mais colaborativa e interligada.

Desafios da Gestão de Facilities

Como é de se imaginar, gerir tantas áreas e serviços não é uma tarefa simples. Por isso, organizar-se de maneira estratégica, a fim de otimizar os processo internos da empresa é primordial. Em geral, existem alguns desafios mais comuns quando falamos de Gestão de Facilities. Agora, listaremos os 10 principais, tentando te mostrar como superá-los no dia a dia da empresa. Acompanhe!

1. Tenha controle das despesas

Quase sempre a alta gestão está procurando formas de reduzir os custos e otimizar as operações. Nesse sentido, saber em que setores é possível fazer cortes e em quais investir também é uma função do Facilities. Despesas com infraestrutura, por exemplo, representam um percentual grande nos gastos de uma organização e pensar em maneiras de diminuí-las é essencial.

Uma forma prática e eficiente de reduzir tais custos é recorrendo aos escritórios compartilhados. Sair de um espaço próprio, que traz gastos como aluguel, IPTU, manutenção, luz, água, internet e mobiliário pode reduzir muito as despesas da empresa. Migrando para esse modelo de escritórios é possível ter acesso a uma estrutura de ponta, mas na qual os dispêndios são divididos entre várias organizações.

2. Prepare-se para imprevistos

Ninguém quer pensar que um dia o prédio pode pegar fogo ou que um vazamento pode alagar todo o andar de um edifício. É raro, mas infelizmente essas coisas acontecem. E também imprevistos menores, como a necessidade de uma reforma ou mesmo de uma dedetização que demande isolamento. Nesse sentido, um dos grandes desafios da Gestão de Facilities é estar preparado para isso.

Portanto, é importante contar com planos de contingência. Afinal, a sua empresa não pode parar de funcionar só porque houve uma infestação de baratas, não é mesmo? Ter um seguro e um plano B para essas ocasiões pode economizar muita dor de cabeça — tanto para o gestor, quanto para o CEO e os funcionários.

3. Garanta sintonia entre as equipes

Para que tudo ocorra de maneira eficaz, mesmo com tantos setores envolvidos, a sintonia entre as equipes é essencial. Por isso, manter uma cultura integrativa e colaborativa dentro da empresa é muito importante. Assim, todos colaboradores, de diferentes times, poderão coordenar e executar as operações dentro da organização.

Há algumas formas de incentivar essa cultura. Uma delas é realizando eventos de confraternização na empresa, pois as pessoas ficam se conhecendo e tendem a ter um relacionamento muito melhor. Incentivar a troca de experiências entre os funcionários também é interessante, e isso ocorre de maneira natural dentro dos espaços de coworking, por exemplo.

4. Mantenha os indicadores nos níveis desejados

Todas empresas possuem metas. Para os Gestores de Facilities os números costumam estar relacionados aos custos operacionais e de investimento em bens de capital, além de indicadores relacionados a serviços. Alguns deles podem ser a quantidade de ordens de serviço abertas e o que foi cumprido, o tempo médio gasto com deslocamento dos colaboradores, o nível de funcionalidade das instalações, entre outros.

Aqui, é primordial que o profissional responsável pela gestão esteja alinhado com os objetivos gerais da empresa. Dessa forma, é possível estabelecer as metas corretas e analisar os números que realmente importam e fazem sentido naquela ocasião.

5. Encontre os fornecedores ideais

A terceirização de serviços tem sido uma saída bastante procurada por Gestores de Facilities. Mas como saber que você escolheu o melhor fornecedor para o trabalho que precisa? Os fornecedores desempenham um papel importante na manutenção de suas instalações, garantindo que os funcionários e visitantes estejam em um ambiente seguro, saudável e atraente.

Migrando para um ambiente de escritórios compartilhados, este, que é um dos desafios da Gestão de Facilities, praticamente desaparece quando o assunto é infraestrutura. Uma vez que você encontra o coworking ideal, fica nas mãos da equipe responsável pelo espaço garantir um local confortável, funcional e esteticamente agradável.

6. Acompanhe as evoluções tecnológicas

Todos os dias novos produtos, atualizações e invenções tecnológicas surgem no mercado. Acompanhar essa evolução totalmente é praticamente impossível. Contudo, estar antenado e alinhado com as tendências de tecnologia é essencial para qualquer profissional. Dessa forma, manter os processos atualizados, os equipamentos e instalações modernos e viver uma forma de trabalho alinhada com o futuro são boas formas de fazê-lo.

7. Faça a gestão de contratos e demandas variadas

Você já parou pra pensar com quantos contratos e faturas um Gestor de Facilities tem que lidar? São dezenas ou até centenas deles! Por isso, não dá para confiar apenas na memória. É crucial ter um controle de tudo que entra e sai. A boa notícia é que as ferramentas tecnológicas facilitam (e muito) esse processo.

Além disso, ao optar por sair dos escritórios tradicionais, diversas dessas contas e documentos são eliminados. Isso porque a organização assina apenas um contrato: o de uso do coworking. E também não tem mais que pagar nada relacionado à infraestrutura dos espaços de trabalho.

8. Gerencie o tempo

Os Gestores de Facilities têm agendas diárias muito ocupadas. Eles têm que conciliar a coordenação das equipes e sua carga de trabalho, lidar com solicitações e e-mails dos clientes e consultar vendedores e/ou fornecedores constantemente. Isso cria uma rotina muito complicada, e contar com ferramentas que facilitem o gerenciamento do tempo é importante.

Por isso, é interessante considerar a utilização de uma das muitas soluções de software de gerenciamento que estão disponíveis. Além de facilitar o processo de planejamento e priorização de tarefas, também pode ajudá-lo a apoiar sua equipe.

9. Fique dentro das regras e leis

Cada setor dentro de uma empresa precisa cumprir legislações, normas e regulamentações próprias. Um dos desafios da Gestão de Facilities é conhecer todas essas particularidades e saber aplicá-las dentro dos conformes. É necessário estudar as questões jurídicas para que seja possível cumprir o compliance, ou seja, manter-se dentro das normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas.

10. Otimize a utilização do espaço

A má utilização de um espaço de escritórios pode custar muito caro para uma empresa. Ter salas ociosas, por exemplo, é algo que acontece frequentemente quando se possui uma equipe em crescimento. Isso porque, normalmente, os Gestores de Facilities tendem a procurar andares inteiros para alocar os colaboradores, tendo a opção de expandir, já que ficam presos a contratos longos de aluguel.

Em espaços de escritórios flexíveis não há esse problema. Afinal, os coworkings já possuem toda uma estrutura, com diversas salas e escritórios privativos ou compartilhados. Para expandir, basta adicionar algumas posições a mais no seu contrato (que, por falar nisso, é bem menor e mais adaptável do que o de um aluguel tradicional).

Ao longo deste texto foi possível perceber que os desafios da Gestão de Facilities são bem variados, mas que podem ser solucionados por profissionais bem capacitados. Por isso, que tal aprender um pouco mais sobre esse cargo? Clique aqui e baixe o nosso e-book “Gestão de Facilities: um guia completo sobre a profissão do futuro”.