Organizar a rotina é um dos principais desafios para um profissional independentemente da sua área de atuação. No entanto, com objetivos determinados e com um gerenciador de tarefas, é possível organizar seu fluxo de trabalho.
Quem vive como freelancer, por exemplo, pode ter a a impressão de que o dia passou rápido e não deu para realizar a quantidade de tarefas ou trabalhos desejados. Por isso, um dos grandes desafios desse estilo de vida é conseguir gerenciar o tempo para atingir a produtividade necessária.
Quando as tarefas ficam acumuladas, o cumprimento dos prazos e dos objetivos estabelecidos ficam comprometidos. Mas existe um caminho para não se perder nesse fluxo de trabalho, que é a organização da própria rotina. E contar com a ajuda de um bom gerenciador de tarefas é essencial para dar fluidez ao dia a dia de trabalho e para garantir o cumprimento das próprias metas diárias.
Assim, evita-se ainda trabalhar um tempo maior que o previsto por dia, o que prejudica a saúde e aumenta as chances de ansiedade, depressão e outros problemas. Neste texto, mostramos como organizar sua rotina com a ajuda de um gerenciador de tarefas. Acompanhe!
Aumento da produtividade com a otimização do tempo
Uma boa notícia é a possibilidade de aumentar a produtividade a partir da otimização do tempo de trabalho. Ou seja, é possível fazer mais em menos tempo. Isso pode ser feito, principalmente, com a ajuda dos gerenciadores de tarefas.
Há várias opções para ajudá-lo a aumentar o foco e diminuir distrações que podem tomar muito tempo sem que você mesmo note. Geralmente, elas são implementadas facilmente e apenas exigem que você tenha persistência para não abandoná-las. Abaixo, mostramos todos detalhes.
Os melhores gerenciadores de tarefas para otimizar seu tempo
Mesmo os profissionais mais procrastinadores podem conseguir otimizar o tempo e elaborar uma rotina de trabalho apenas com o uso de um gerenciador de tarefas. Confira agora algumas opções e como elas são úteis para ajudar a otimizar o seu tempo!
Trello
O programa funciona em formato de cartões para facilitar a definição e o acompanhamento de tarefas que estão em andamento e já foram concluídas.
Além disso, é possível guardar as ideias que teve durante o dia para utilizá-las em outros momentos. Com o Trello, não há necessidade de usar agendas, listas ou planilhas.
A ferramenta permite adicionar comentários, datas para entregar a tarefa e anexos, por exemplo.
Para melhorar sua produtividade, é possível fazer a integração dos aplicativos que você já utiliza no fluxo de trabalho, como o Dropbox e o Google Docs, para transformar cada quadro do Trello em apps dinâmicos.
Wunderlist
O Wunderlist é uma poderosa ferramenta para as pessoas que desejam se organizar e se manter ligadas em todos os dispositivos que estiverem, já que o programa funciona tanto pela Web quanto em aplicativos nativos para as principais lojas de apps.
A ferramenta conta com lembretes para você nunca esquecer de entregar aquela tarefa. O visual agradável e organizado também é uma forma interessante de manter o usuário ativo.
Evernote
O Evernote é um dos gerenciadores de tarefas mais conhecidos no mundo. Nele, é possível também adicionar lembretes. Entretanto, a ferramenta vai muito além disso e permite que anotações sejam realizadas, até mesmo fotos de documentos. O programa reconhece letra manuscrita e permite que você encontre os termos.
Dessa forma, é possível aproveitar todos momentos disponíveis para adiantar uma tarefa ou registrar uma ideia. Depois, rapidamente você conseguirá recuperar o que já foi trabalhado.
Como organizar objetivos e metas
Embora as ferramentas destacadas acima possam se tornar essenciais, também é necessário que você se organize minimamente para conseguir alcançar seus objetivos e metas. Lembre-se de quem não sabe onde quer chegar, dificilmente sairá do lugar.
Abaixo, destacamos o que você precisa definir!
Planeje-se em curto, médio e longo prazo
Embora muitos profissionais tenham a tendência de querer fazer muitas coisas ao mesmo tempo, é importante determinar o que deve ser realizado em cada momento.
Há tarefas que devem ser realizadas agora, outras podem ser feitas outro dia e há algumas que deverão ser feitas apenas em um futuro mais distante.
Sem planejamento, você dificilmente saberá qual é o próximo passo a ser dado. Com isso, várias tarefas podem se acumular, aumentando a dificuldade para você conseguir atingir seus objetivos.
Além disso, é necessário entender que pequenas atitudes são importantes para conseguir chegar a um alvo maior.
Assim, você conseguirá dar um passo de cada vez, distribuindo suas tarefas de acordo com as necessidades do dia a dia. Para eliminar o que não é tão importante no momento, você precisará elencar suas prioridades — assunto que abordaremos no próximo tópico.
Destaque suas prioridades
Na vida de qualquer pessoa, há ações muito importantes e que devem ser realizadas ao longo de um dia ou mesmo de uma semana. Entretanto, nem tudo tem a mesma prioridade. Há tarefas que são mais necessárias do que as outras, não é mesmo?
Pense no acolhimento de um hospital. Embora todos os pacientes precisem de um rápido atendimento, há os casos urgentes e os mais leves.
Por isso, normalmente, há enfermeiros habilitados para fazer a classificação da necessidade de cada um. Quanto pior o estado de saúde e maior o risco de perder a vida, mais rápido será o atendimento.
A organização diária merece o mesmo tratamento. Tudo precisa ser feito, é verdade. Mas se elas não forem classificadas coerentemente, há chances de você tentar fazer todas de uma única vez, não conseguindo entregar os trabalhos a tempo ou com a qualidade necessária.
Utilize KPIs
Os KPIs, os famosos indicadores-chave de desempenho, são métricas úteis para verificar se as metas e objetivos da empresa têm sido alcançadas. Eles já são muito utilizados no mundo do marketing e também são interessantes para freelancers e autônomos.
No seu caso, será necessário definir quais são os indicadores que auxiliarão você a atingir os objetivos já determinados. Será a quantidade de tarefas desenvolvidas? O tempo de trabalho em uma tarefa? O valor obtido? Todas as opções são possíveis.
Agora que você sabe quais são as melhores formas para organizar sua rotina com um gerenciador de tarefas, baixe algumas das ferramentas e escolha qual delas você se adapta melhor. Além disso, elenque as suas prioridades para conseguir atingir os objetivos programados.
Acredite: até mesmo um grande procrastinador pode conseguir bons resultados.Para ajudar na sua vida de freelancer, confira também nossa lista com as 100 melhores ferramentas e aplicativos para produtores de conteúdo!
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